Zahnzusatzversicherung: Rechnung ein­reichen – Ihr Leit­faden für eine schnelle Erstattung

Inhaltsverzeichnis

Rechnung einreichen: Unterschied zwischen GKV und Zahn­zusatz­versicherung

Um den Erstattungsprozess zu verstehen, muss man das System hinter der Abrechnung kennen. In Deutschland funktioniert die Abrechnung beim Zahnarzt nach zwei unterschiedlichen Prinzipien:

1. Gesetzliche Krankenversicherung (GKV) – Sachleistungsprinzip: Bei Standardbehandlungen (Regelversorgung) rechnet der Zahnarzt direkt mit der Krankenkasse über Ihre Versichertenkarte ab. Sie bekommen davon oft gar nichts mit. Wenn Sie jedoch Leistungen in Anspruch nehmen möchten, die über die Regelversorgung der GKV hinausgehen (z. B. hochwertigen Zahnersatz oder professionelle Zahnreinigung), müssen Sie die Kosten selbst tragen.
2. Zahnzusatzversicherung (ZZV) – Kostenerstattungsprinzip: Eine private Zusatzversicherung ist ein Vertrag zwischen Ihnen und dem Versicherungsunternehmen. Das heißt, Sie erhalten vom Zahnarzt eine Rechnung, die Sie zunächst privat zahlen und dann bei Ihrem Versicherer einreichen. Die Erstattung des Rechnungsbetrags erfolgt dann gemäß Ihrem gewählten Tarif (z. B. 75 %, 90 % oder 100 %).

Der entscheidende Unterschied ist also, dass Sie bei der Zusatzversicherung selbst aktiv werden müssen, um Ihr Geld zurückzuerhalten.

So reichen Sie Ihre Rechnung bei der Zahnzusatzversicherung ein

Moderne Versicherer bieten heute verschiedene Möglichkeiten, damit Sie die Rechnung für Ihre Zahnzusatzversicherung so bequem wie möglich einreichen können. Wir stellen Ihnen die Möglichkeiten vor, die Sie bei der Zahnzusatzversicherung der Württembergischen haben.

Rechnung im Kundenportal einreichen

Am einfachsten und schnellsten reichen Sie Ihre Rechnungen in unserem Kundenportal ein. Öffnen Sie dazu im Kundenportal den Menüpunkt "Rechnung einreichen". Dort haben Sie die Möglichkeit, Ihre Rechnungen als PDF hochzuladen. Noch einfacher geht’s mit der Kundenportal-App: Mit Ihrem Smartphone oder Tablet können Sie Ihre Rechnungen einfach abfotografieren und einreichen.

Die App finden Sie hier:

Kundenportal-App im App Store

Kundenportal-App bei Google Play

Tipp: Bei Einreichung über unsere Kundenportal-App profitieren Sie von einer Bearbeitung innerhalb von 24 Stunden.

Rechnung online per Formular einreichen

Sie können Ihren Leistungsfall auch online mit unserem Formular melden. Hier können Sie ebenfalls alle benötigten Dokumente mit hochladen. Es sind max. acht Dateien möglich, jede Datei darf 4 MB nicht überschreiten.

Leistungsfall online melden

Rechnung per Post einreichen

Natürlich ist die klassische Einreichung per Post weiterhin möglich. Bitte nutzen Sie dafür das Formular "Leistungsantrag", das Sie zu jeder Abrechnung mitgesendet bekommen. Legen Sie auch die Belege mit Leistungsvermerk anderer Kostenträger, z. B. der gesetzlichen Krankenversicherung, bei. Dies ermöglicht eine schnelle Bearbeitung und Abrechnung. Unsere Anschrift steht bereits auf Ihrem Antrag:

Württembergische Krankenversicherung AG
Leistungsservice
70163 Stuttgart

Beachten Sie hierbei, dass dies die langsamste Methode ist.

Wichtig: Rechnungen sollten nur auf einem der Wege eingereicht werden und nicht mehrfach. Das verursacht zusätzlichen Aufwand, was die Abrechnung verzögern kann.

Erstattungsprozess bei der Zahnzusatzversicherung: So gehen Sie vor

Damit die Auszahlung reibungslos funktioniert, beachten Sie folgende Schritte:

1. Arztrechnung sorgfältig prüfen: Bevor Sie die Rechnung einreichen, kontrollieren Sie bitte alle Angaben. Sind Ihre persönlichen Daten korrekt? Sind alle durchgeführten Leistungen und das Behandlungsdatum richtig aufgeführt? Eine vollständige und fehlerfreie Rechnung ist für eine schnelle Bearbeitung notwendig. Achten Sie auch darauf, ob die Rechnungspositionen den im Heil- und Kostenplan vereinbarten Leistungen entsprechen.
2. Unterlagen zusammenstellen: Sammeln Sie alle erforderlichen Dokumente. Dazu gehören immer die Originalrechnung des Zahnarztes, gegebenenfalls der Heil- und Kostenplan, die Laborkostenaufstellung und der Leistungsbescheid Ihrer gesetzlichen Krankenkasse. Dieser Bescheid zeigt, welchen Anteil die GKV bereits übernommen hat.
3. Rechnung einreichen: Übermitteln Sie die vollständigen Unterlagen an Ihren Versicherer.
4. Prüfung durch den Versicherer: Die Versicherung prüft, ob die Leistungen tariflich abgedeckt sind und ob die Gebührenordnung für Zahnärzte (GOZ) korrekt angewendet wurde.
5. Auszahlung: Der Erstattungsbetrag wird auf Ihr hinterlegtes Bankkonto überwiesen.

Welche Unterlagen müssen eingereicht werden?

Um Verzögerungen zu vermeiden, stellen Sie bitte sicher, dass folgende Dokumente vorliegen:

• Die Arztrechnung: Diese muss alle erbrachten Leistungen nach GOZ-Positionen, das Datum der Behandlung und die Steigerungssätze enthalten.
• Der Nachweis der GKV-Vorleistung: Dies ist besonders wichtig bei teurerem Zahnersatz. Ohne den Nachweis über den Festzuschuss der Krankenkasse kann die Zusatzversicherung oft nicht final abrechnen.
• Labor- und Materialrechnungen: Falls für Zahnersatz externe Laborkosten angefallen sind, müssen auch diese Belege beigefügt werden.

Heil- und Kostenplan: Wann vorab einreichen?

Ein häufiger Fehler ist, teure Behandlungen zu beginnen, ohne vorher die Zusage der Versicherung einzuholen. Hier kommt der Heil- und Kostenplan (HKP) ins Spiel.

Wann erhält man einen Heil- und Kostenplan?

Ein Heil- und Kostenplan ist nicht immer erforderlich.

• Sie erhalten ihn bei umfassenden und teureren Behandlungen wie Zahnbrücken, Zahnkronen, Zahnprothesen oder Zahnimplantaten von Ihrem Zahnarzt oder Ihrer Zahnärztin. Er ist der „Kostenvoranschlag“ Ihres Zahnarztes bzw. Ihrer Zahnärztin.
• Bei kleineren Behandlungen, z. B. einer Kompositfüllung oder einer professionellen Zahnreinigung, erhalten Sie dagegen keinen HKP. Der Zahnarzt oder die Zahnärztin muss Sie jedoch darüber informieren, dass nicht alle Kosten von der GKV übernommen werden.

Wann muss man diesen einreichen?

Es ist ratsam, den HKP vor Behandlungsbeginn einzureichen. Viele Versicherer schreiben dies in ihren Bedingungen sogar vor, wenn die voraussichtlichen Kosten einen bestimmten Betrag (oft 1.000 €) überschreiten.

Wir empfehlen Ihnen, uns bei Zahnersatzmaßnahmen mit einem voraussichtlichen Rechnungsbetrag ab 1.500 € vor Behandlungsbeginn einen Heil- und Kostenplan einzureichen. In diesem Fall prüfen wir den Plan und informieren Sie über die zu erwartende Versicherungsleistung.

Was gibt es beim Heil- und Kostenplan noch zu beachten?

• Achten Sie darauf, dass der HKP auch von Ihrer gesetzlichen Krankenkasse bereits genehmigt wurde. Der Plan enthält zwei Spalten: die Regelversorgung und die tatsächlich geplante (oft hochwertigere) Versorgung. Die Zusatzversicherung berechnet auf dieser Basis Ihren Eigenanteil.
• Die Gebühren für die Erstellung des Heil- und Kostenplans, die nicht von der GKV/Heilfürsorge übernommen werden, übernehmen wir.

Erstattungs­beispiele: Diese Kosten werden erstattet

Unsere Übersicht zeigt Ihnen, wie hoch die Erstattung einer privaten Zahnzusatzversicherung für unterschiedliche Behandlungen sein kann.

Erstattungsdauer: Wie lange dauert es bis zur Auszahlung?

Die Bearbeitungszeit hängt insbesondere davon ab, welchen Weg der Einreichung Sie wählen. Rechnungen, die wir über unsere Kundenportal-App erhalten, bearbeiten wir in der Regel innerhalb von 24 Stunden. Bei einer postalischen Einreichung verlängert sich diese Zeit, da unter anderem auch die Postlaufzeit berücksichtigt werden muss.

Was kann die Erstattung verzögern?

Es gibt Faktoren, die den Prozess bremsen können:

• Unsortierte Belege: Mehrseitige Rechnungsbelege sollten Sie richtig sortieren, aber nicht markieren oder beschriften, um den Erstattungsprozess nicht zu verzögern.
• Unstimmigkeiten zwischen Rechnung und Kostenvoranschlag: Weicht die finale Rechnung deutlich vom vorher eingereichten Heil- und Kostenplan ab, muss der Versicherer die Differenzen prüfen.
• Fehlende GKV-Abrechnung: Ohne den Nachweis, was die gesetzliche Kasse gezahlt hat, ruht der Fall in der Regel, bis das Dokument nachgereicht wird.

Beratung

Falls Sie noch offene Fragen zur Zahnzusatzversicherung haben oder eine persönliche Beratung wünschen, wenden Sie sich gerne an uns. Die Beraterinnen und Berater der Württembergischen sind Ihr persönlicher Ansprechpartner vor Ort. Ein verlässlicher Partner, der Ihnen in allen Versicherungs- und Vorsorgefragen mit Rat und Tat zur Seite steht. Gemeinsam finden wir eine passende Lösung für Ihre individuellen Bedürfnisse.

• Persönlich. Partnerschaftlich. Verlässlich.
• Sie stehen an erster Stelle - nicht Ihre Vertragsnummer.
• Seit fast 200 Jahren stehen wir an der Seite von Menschen und Unternehmen.

Wenden Sie sich einfach an die Ihnen bekannte Versicherungsagentur oder finden Sie hier Ihren persönlichen Ansprechpartner.

Quellen